總召真心話－籌備畢業典禮的挑戰與感動
撰文＼112年度畢業典禮總召 吳佳祐
更新日期:2024-06-27 Thursday
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“鵬程萬里，一帆風順”
”禮~成~~”，
隨著司儀高亢的聲音落下，繽紛的彩帶從舞台前噴灑而出。
在畢業生的歡呼中，對講機響起：
“為什麼突然噴彩帶了? 我們的流程並沒有寫到這個阿”
“立刻回報明倫館內目前狀況，我手上的事處理完馬上進場”
“你先忙，我們來指揮”
“所有待命人員請立即到明倫館協助場地恢復工作，工具上手”
我是佳祐，對大二的我來說，大學畢業典禮說無非是每位學生來四年中最期待的活動之一。有幸擔任這次畢業典禮總召，除了看到畢業生、師長、家長的笑容以外，最令我感動的是學生會委員們的臨場反應以及互相協助。
▲ 學生會與長官們合照
▲ 服務人員招募 (工作流程、服務人員說明會、名牌製作、行前簡訊通知、企劃書簡介)
服務人員招募的挑戰
籌備一場成功的畢業典禮，需要大量的人力資源。為此，我們比照過去，3月就開始透過學生會社群平台、部落格以及校內佈告欄同時進行招募宣傳。但是，這個學年開始實施的16週+2週彈性教學模式，讓畢業典禮落在期末考周，帶給我們一個全新的挑戰：何時辦畢典服務同學前置說明會，才能讓所有報名參與工作的同學們對於自己的任務有清晰的認識，與及時完成畢典場地布置，而不會影響同學的期中、期末考呢?！經多方考量以及2次的招募後，我們在5/9、5/10與63位志願協助畢業典禮的同學說明整體計劃和分工，同時建立工作群組，供同學發問以及聯繫。
▲ 前置場地布置 (姓名牌黏貼、體育館地墊鋪設、座椅定位、撥穗場地布置)
期末考周場地布置的考驗
明倫館與體育館家長觀禮座椅座位的布置，從清潔、鋪設地墊、座椅定位、貴賓座位標示……每一細節都需要精心策劃，以及同學們的投入。時逢期末考期間，多位原登記服務的同學未依約定準時出席場地佈置。學生會委員們得到這個訊息，馬上召集身邊好友於考完試後立刻前來支援，這展現了委員們的臨場反應能力以及同學們的服務熱忱、友誼，才能順利完成。
▲ 場復與指揮的工作人員們
突發狀況
典禮當天，所有工作應該都要依計畫有條不紊地進行。先前知悉為環保採不噴放彩帶，但司儀高呼”禮成”時，唰的一聲，舞台前方噴出彩帶。對講機隨即傳來急呼，當時正在處理外場散場動線無法抽身，而機動組長亦荃以及舞台組總監庭安立刻接手場內的指揮工作，並於短時間內完成場復，讓下午場的典禮能夠進行。
▲ 工作人員們
總結
去年典禮結束後，擔任總召的學長問:“學弟！有意願接任下一屆典禮總召嗎?” 有著承辦活動熱情的我，不假思索地答應學長接下這份重任。雖然是第一次擔任總召，但有著學生會顧問們以及課指組師長們的指導，我逐漸熟悉籌備會議、準備工作到典禮進行整個流程，同時也學會如何在壓力下保持冷靜，組織團隊、有效地與團隊溝通、體會到了團隊合作的重要性。這些寶貴的經驗將成為我未來求學以及職涯發展中的養分。
一場成功的活動，背後總有著一群默默付出的人們。特別感謝學生會、畢聯會、攝影社以及撥空前來服務的同學們，以強大的執行力與優秀的臨場反應，執行任務、解決各種問題，讓學長姐們的畢業典禮得以順利進行，留下了難忘的回憶。這些同學們不論是在前期籌備過程，還是在典禮當天以靈活的應變能力應對各種突發狀況，都展現高度的責任心和協作精神，他們的努力都令我難以忘懷。
